Роли пользователей

В системе предусмотрены следующие роли пользователей:

Администратор пользователей;
Отдел кадров;
Администратор справочников;
Руководство/Директор;
Бухгалтерия/Главный бухгалтер;
Бухгалтерия/Бухгалтер;
Канцелярия;
Склад;
Менеджер по продажам;
Менеджер по работе с клиентами;
Менеджер по логистике;
Производство;
Оператор станка.

Роли назначаются администратором пользователей на странице 'Администратор -> Пользователи'. Каждому пользователю может быть назначена одна или несколько ролей. В большинстве случаев у пользователя должна быть одна роль, невозможность соблюсти это правило говорит о недостатках или программного обеспечения или организационной структуры компании.

Менеджер по продажам

Функции и должностные обязанности

Организация и ведение продаж:
- поиск потенциальных клиентов;
- работа с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей их ведущему менеджеру по продажам в зависимости от территориальной принадлежности клиента;
- ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах организации;
- оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела продаж;
- выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласование заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;
- мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.
Планирование и аналитическая работа:
- составление ежемесячного плана продаж;
- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов организации;
- предоставление отчетов ведущему менеджеру по продажам и начальнику отдела продаж по итогам работы.
Обеспечение продаж:
- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;
- информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;
- окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен, дат отгрузки и способов доставки продукции;
- передача в отдел логистики заявок на доставку продукции клиентам;
- участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;
- взаимодействие с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;
- участие в рабочих совещаниях;
- ведение рабочей и отчетной документации;
- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной базе клиентов организации.
Контроль:
- отгрузок продукции клиентам;
- финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела учета в торговле.

Назначение клиенту менеджера по продажам

Закрепление менеджера по продажам за клиентом необязательно и производится при выполнении определенных условий (например, более 5 заказов). Система следит за выполнением условий и автоматически предлагает назначить клиенту менеджера. Клиенту может быть назначен только один менеджер. Это не является ограничением, заказ может принять любой сотрудник, а ответственность за надлежащее исполнение заказа, при необходимости, передать назначенному менеджеру. Назначение клиентов менеджеру по продажам производится с использованием формы, вызываемой через меню Администратор -> Менеджеры по продажам.

Менеджер по работе с клиентами

Прежде всего, менеджеры по работе с клиентами отвечают за поддержание постоянной связи с существующими клиентами и дистрибьюторами. В их функции входит:

обеспечение надлежащего обслуживания действующих клиентов (ведение переговоров, заключение договоров, поддержание контакта после заключения сделки);
формирование и ведение банка данных о клиентах (клиентской базы);
интерактивный (не прямой) диалог с клиентом: телефон, факс, e-mail, чат, традиционная почта;
разработка особых схем работы с наиболее выгодными предприятию клиентами (особенные условия договоров, системы скидок, придание статуса 'VIP', ускоренные сроки исполнения обязательств со стороны предприятия и т.д.);
обеспечение соблюдения интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями предприятия.

Для выполнения этой задачи менеджеры по работе с клиентами проводят мониторинг общего состояния дел клиентов, результатов деятельности дистрибьюторов, определение перспективных и убыточных контактов:

менеджеры обеспечивают обратную связь с клиентами (изучает их требования к товарам (работам, услугам), устанавливают причины неудовлетворенности клиента ими или совместной работой, анализируют претензии клиентов и принимает меры по их удовлетворению и пресечению впредь, а также меры по сохранению деловых связей);

Эта функция необходима для определения уровня удовлетворенности качеством продукции или услуг компании, для выяснения пожеланий клиентов относительно совершенствования товаров или услуг. Практически все компаний заинтересованы в расширении деловых связей, привлечении новых клиентов. Поэтому в функции менеджера по работе с клиентами также входит:

осуществление анализа аудитории потенциальных клиентов, выявление потребностей клиентов, их категорию и направленность;
координация мероприятий по привлечению клиентов;
организация предварительных переговоров с клиентами, заинтересовавшимися предложениями (принявшими оферту и пр.), уточнение их потребности и подготовка предложений для конкретных клиентов;
подготовка адресных баз для рассылок.

Кроме того, с целью улучшения функционирования компании менеджер по работе с клиентами:

изучает и анализирует политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами;
вносит предложения руководству по совершенствованию работы предприятия с клиентами.

Обязательной функцией выступает составление отчетов, содержащих результаты своей деятельности и пожелания клиентов.

Менеджер по логистике

Управление логистикой

обеспечивает составление логистических прогнозов и планов;
координирует проведение работ по проектированию логистических систем и внедрению их на предприятии;
рассчитывает затраты на логистику, разрабатывает бюджет на логистику и обеспечивает его соблюдение;
организует работы по созданию и внедрению логистических информационных систем.

Управление материально-техническим снабжением и закупками

разрабатывает планы закупок;
координирует поиск поставщиков;
руководит анализом условий договоров поставок и надежности поставок;
обеспечивает составление и своевременное размещение заказов у поставщиков;
координирует заключение договоров с поставщиками;
принимает участие в определении видов и сроков платежей по заключенным договорам;
организует взаимодействие с поставщиками;
обеспечивает составление отчетов;
анализирует выполнение заказов и результаты поставок.

Управление производственной логистикой (участие)

в планировании производства продукции;
в управлении производственными процессами;
в обеспечении качественного и своевременного производства продукции;
в разработке и внедрении мер по сокращению производственного цикла и оптимизации затрат на производство;
в проведении организационных мероприятий по сертификации и регистрации продукции;

Управление запасами

анализирует планы производства и отчеты по их выполнению;
планирует объемы запасов, необходимых для непрерывного производства с увязкой с затратной базой на хранение и обслуживание запасов;
координирует работы по расчетам затрат на формирование и хранение запасов, расходов на приобретение, на эксплуатацию мест хранения (аренда, платежи за энергоснабжение, пр.), текущее обслуживание (хранение, инвентаризация, внутреннее перемещение), страхование;
оценивает затраты и издержки на запасы;
проектирует и применяет системы управления запасами;
моделирует схемы управления запасами;
разрабатывает методы учета, оценки и моделирования запасов;
координирует инвентаризацию запасов;
контролирует состояние запасов;

Организация складской деятельности

определяет типы, месторасположение и размер складов, необходимых для хранения материально-технических ресурсов и готовой продукции;
определяет виды складского оборудования и производит расчеты его оптимального количества;
рассчитывает затраты на складскую деятельность;
координирует складской технологический процесс (поступление материально-технических ресурсов и продукции на склады, проведение погрузочно-разгрузочных операций, приемку-передачу ресурсов и продукции на склады, обеспечение необходимых режимов и условий их хранения на складах);
оптимизирует процессы перемещения ресурсов и продукции внутри предприятия;
разрабатывает методические указания по организации складского учета;

Управление распределением продукции

разрабатывает и организует каналы распределения;
организует расчеты эффективности использования каналов распределения;
определяет условия отгрузки продукции (из цехов, с производственных складов, складов готовой продукции, пр.);
управляет продажами (координирует работы по составлению прогнозов и планов продаж, принимает заказы на поставки, пр.);
осуществляет контроль за выполнением необходимых объемов, сроков и условий поставок, а также за качеством обслуживания потребителей;
координирует работы по приемке и размещению возвращаемой продукции, отправки ее на доработку;

Управление транспортировкой товаров

определяет перевозчика грузов, исходя из наиболее эффективных схем работы транспортных организаций и наиболее оптимальных видов транспорта (в соответствии со стандартами на условия транспортировки отдельных видов грузов), транспортных тарифов, технико-эксплутационных, экономических и стоимостных показателей перевозки;
определяет методы и схемы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов;
обеспечивает заключение договоров на перевозку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, связанное с транспортировкой грузов;
разрабатывает планы перевозок;
организует технологический процесс перевозки (передача грузов перевозчикам, контроль за доставкой грузов грузополучателям, координация погрузочно-разгрузочных работ);
обеспечивает документооборот транспортно-технологического процесса;
анализирует качество перевозки и своевременность доставки грузов;

Организация таможенного оформления и растаможивания товаров

выбирает виды таможенных режимов;
обеспечивает составление и своевременное представление таможенной документации;
обеспечивает таможенное декларирование и представление по требованию таможенных органов декларируемых товаров;
определяет пункты растаможивания (на границе, на внутренней таможне);
разрабатывает схемы минимизации затрат на растаможивание;
осуществляет поиск механизмов льготного растаможивания;
обеспечивает уплату таможенных платежей;

Управление рисками в логистике

обеспечивает страхование оборудования, товаров, сырья, материалов, грузов, ответственности перевозчиков;
организует мероприятия по обеспечению сохранности грузов при транспортировке, продукции при хранении и внутреннем перемещении;

Управление персоналом

организует подбор и обучение персонала;
знакомит персонал с основами логистики;
ставит задачи перед персоналом по отдельным направлениям;
оценивает работу персонала;

Рабочий производственного участка

Производственное задание (наряд) оформляется на специальном бланке или в электронном виде и содержит всю необходимую информацию о содержании работ, рабочих местах и составе работников, ответственных за выполнение задания, время начала, окончания и условия выполнения. Может содержать ссылки на техническую документацию, необходимые меры безопасности и т.д.

Выполняемые функции:

Прием ресурсов на хранение;
Начало смены;
По каждому заданию:
- Получение наряда;
- Получение сырья, полуфабриката, материала, инструмента;
- Выполнение производственного задания;
- Контроль качества продукции и полуфабрикатов;
- Упаковка и маркировка продукции;
- Закрытие задания.
Конец смены;
Перемещение ТМЦ из цеха.

Прием ресурсов на хранение

Запчасти, инструменты, оснастка, приборы принимаются на хранение в порядке поступления. Сырье и материалы, необходимые для выполнения производственных заданий следующей сменой, принимаются до завершения текущей смены.

Начало смены

Изучить список заданий на смену. Оценить все ли понятно, оценить всего ли хватает, попытаться, как можно раньше заявить о проблемах.

------------------------------------

Получение наряда

Изучить задание, изучить содержание работы, при необходимости напечатать бланк, стартовать задание. Старт задания говорит о том, что все понятно и всего хватает.

Получение сырья, полуфабриката, материала, инструмента

До начала выполнения наряда получить у Мастера производственного участка все необходимое для выполнения задания.

Выполнение наряда

Содержание работ во многом зависит от выполняемой операции и, например, может включать: распаковка сырья и установка его в устройство, настройка устройства на работу в автоматическом режиме, технологические переходы, снятие продукции и укладка на стеллаж.

При невозможности выполнить задание незамедлительно информировать непосредственного руководителя.

При отказе оборудования незамедлительно информировать непосредственного руководителя. Регистрацию отказа и все последующие действия выполняет Мастер производственного участка.

В бланке производственного задания в обязательном порядке должна быть отметка об удовлетворительном состоянии оборудования (инструментов, средств измерения и контроля), либо указана информация об их аварийном состоянии, необходимости обслуживания и т.д.

В бланке производственного задания в обязательном порядке должна быть отметка о количестве изготовленной продукции или полуфабрикатов.

Контроль качества продукции и полуфабрикатов

Контроль на соответствие требованием НТД. Замечания по качеству продукции и технологии (докладная, служебная записка и т.д.). Акт о браке (не кондиции) с указанием количества и причин.

Упаковка и маркировка продукции

Упаковка согласно карты упаковки. Печать наклеек. Маркировка. Упаковочный лист – список готовой продукции, производимой цехом, с указанием покупателей, для которых она произведена.

Закрытие задания

Фактическое выполнение наряда. Промежуточное складирование и учет движения ТМЦ в производстве. Заполнение отчета о выполнении производственного задания с указанием: фактического количества израсходованного сырья, в том числе брака и отходов, с указанием фактических остатков количества годной и количества бракованной продукции количества израсходованных вспомогательных и упаковочных материалов.

------------------------------------

Конец смены

Прием сырья и материалов для следующей смены должен быть завершен за 15 минут до конца смены. Если за 30 минут до конца смены накладная на прием ТМЦ не предъявлена, незамедлительно информировать непосредственного руководителя. При этом должно быть согласовано, кто и насколько должен будет задержаться. (На складе - тоже самое - накопительные ведомости по каждому цеху должны быть представлены не менее чем за 1 час и отпущены не позже чем за 30 минут до окончания смены.) (В отделе логистики - тоже самое - накопительные ведомости по каждому цеху должны быть сформированы не менее чем за 1 час до окончания смены, но не позже 17.00. Задержка является грубейшим нарушением. При невозможности сформировать ведомости на всю следующую смену, ведомость формируется на половину, вплоть до первого задания на смену... При невозможности сделать хотябы это - , незамедлительно информировать непосредственного руководителя.)

Уборка рабочего места, наведения порядка вокруг

Перемещение ТМЦ из цеха

По мере необходимости отпускать ТМЦ из цеха по накладным, подготовленным соответствующими службами: - перемещение готовой продукции на склад готовой продукции (ежедневно и несколько раз) - внутреннее перемещение полуфабрикатов между подразделениями (по мере необх) - перемещение отходов производства на утилизацию;

Менеджер по производству

Функции и должностные обязанности:

планирует, организует и координирует всю производственную деятельность предприятия под руководством генерального директора компании и в сотрудничестве с начальниками других отделов;
разрабатывает долгосрочные и краткосрочные производственные планы в соответствии с ранее определенной политикой компании;
обеспечивает эффективное использование ресурсов и выполнение производственных норм;
контролирует процесс выполнения правил техники безопасности на производстве;
планирует и руководит ежедневной производственной деятельностью;
разрабатывает и контролирует операционно-административный процесс;
обеспечивает достижение поставленных целей, касающихся объема производства, качества продукции, количества и эффективности оборудования, производительности труда работников;
контролирует процесс подбора и обучения сотрудников производственного отдела, отслеживает результаты их деятельности
представляет интересы производственного отдела в вопросах, затрагивающих другие подразделения компании, в том числе бухгалтерию, отдел продаж, дистрибьюторский отдел, отдел логистики и склад, отдел закупок и др.

Дополнительные процедуры:

- закупка, изготовление, ремонт инструмента и оснастки;

- Оборудование

анализ отказов;
прогнозирование аварийных ситуаций, мероприятия по их предотвращению;
карта технического обслуживания;
Планирование и подготовка ремонтов;
- Составление графика планово-предупредительный ремонта (ППР) на год, План-график ППР на месяц;
- Определение состава работ предстоящего ремонта ;
- Техническая и финансовая подготовка к ремонту, материалы, запчасти, спец. детали, необходимые для ремонта;
Обслуживание оборудования (Осмотр, выявление проблем оборудования), Межремонтное обслуживание оборудования;
Выполнение ремонтно-восстановительных работ;
- Разборка, контроль состояния ;
- Восстановление узлов и агрегатов (запчасти и материалы для ремонта);
- Монтаж, сборка, наладка, проверка;