Управление задачами

Задача - то, что нужно выполнить - любое задание, поручение, дело, - даже при отсутствии каких бы то ни было затруднений или препятствий в выполнении. Создавайте задачу всякий раз, как только в этом возникнет необходимость, собирайте все вещи, которые кажутся вам незавершёнными – всё рабочее и личное, крупное и мелкое, срочное и не очень – всё, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и в отношении чего вы ощущаете внутреннее обязательство изменить это на любом уровне.

Задачи создаются вручную или системой при наступлении определенных событий. Для создания задач используйте действие "Новая задача" в списке задач или "Создать задачу" в других формах (если такое действие доступно). Для быстрого создания задач пользуйтесь функцией "Сохранить" в списке задач, указав только тему. Такие задачи попадут в категорию "не обработаны" и внимание им будет уделено позже.

Форма документа включает следующие реквизиты:

• Тема. Указывается краткое содержание действия. Обязательно для заполнения.
• Категория. Указывается категория задачи. Выбирается из справочника. При незаполненной категории задача попадает в список не обработанных задач, иначе в список текущих дел для удобного контроля. Список категорий достаточно широк по умолчанию, возможно расширение пользовательскими категориями. Если есть сомнения в выборе категории, выбирайте 'В офисе' - не ошибётесь.
• Исполнитель. Указывается ФИО сотрудника, которому поручено выполнение задачи. По умолчанию - создатель документа. Если создатель и исполнитель одно и то же лицо, задача считается персональной и недоступна к просмотру другими лицами. Контроль сроков выполнения по таким задачам системой не производится.
• Дата. Указывается дата выполнения задачи, иначе задача выполняется в режиме 'как только смогу' (действие ASAP - as soon as possible). При необходимости можно указать конкретное время выполнения задачи.
• Срок. Указывается конечный срок выполнения задачи. Обычно определяется постановщиком задачи для исполнителя.
• Содержание. Указывается существенная информация, описание задачи.

Список задач

Основная форма для работы со списком задач разделена на три области. Верхняя область предназначена для быстрого создания задач и поиска, в левой области отображается структура категорий задач с количеством задач по каждой категории, в правой области – два списка задач, содержащихся в выделенной категории (по умолчанию 'Текущие'). Задачи с истекшим сроком выполнения, задачи на текущий день, перспективные задачи на предстоящие семь дней выделены цветом.

Процесс обработки задач

Обработка задач выполняется не слишком часто (чтобы не сильно отвлекаться) и не слишком редко (чтобы не запустить состояние), например, два раза в день или раз в два дня и состоит в следующем:

1. Посмотрите на задачу и ответьте на два вопроса "Что это?" и "Требует ли это действий?". Если ответ - нет - возможны четыре варианта:
   • эта задача поставлена Вам другим пользователем и Вам ничего не понятно - напишите в комментариях, что именно не понятно и уведомите постановщика;
   • это мусор - выбросьте это;
   • это потенциально полезная информация, которой Вы хотите владеть и пользоваться когда она потребуется - поместите ее в хранилище информации;
   • сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придётся или действия возможны, но какие и когда, сейчас думать не хочу - присвоить категорию "Может быть/ Когда-нибудь".
2. Материал, с которым можно работать, который требует совершения каких-либо действий. По каждому пункту надо определить две вещи:
   • Это имеет отношение к существующему проекту? Требуется несколько действий? Какой цели или результата вы желаете добиться выполнением этого пункта? Может быть, имеет смысл организовать проект и осуществить планирование по этому проекту со всеми вытекающими последствиями (управление проектами);
   • Какое действие необходимо предпринять в первую очередь? Речь может идти только о конкретном действии - физически видимом действии, которое требует вашего участия, чтобы продвинуться в выполнении чего-либо (например, позвонить, написать, поговорить).
3. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:
   • Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же;
   • Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надёжному человеку;
   • Отложить это. Если именно вы должны решить эту задачу, и её решение займёт больше двух минут, то пока отложите её. Укажите категорию задачи, тесно связанную с контекстом действия, то есть, что необходимо для его выполнения: телефон, компьютер, собеседник. Если задачу нужно выполнить в определенный день или время - укажите его и задача попадет в ежедневник. Задачи с неуказанным временем выполняются "как только так сразу" и это очень хорошо. Если у задачи есть срок выполнения - укажите его и система будет его контролировать.

Категории задач

Не обработаны

Список не обработанных задач. Задача пользователя - периодически делать список пустым.

Текущие

Все текущие дела, отсортированные в следующем порядке: просроченные, на сегодня, действия ASAP. Информационно представлен отдельный список задач на завтра и последующие дни. Дополнительно вы можете просмотреть списки текущих дел по подкатегориям.

Может быть

Список отложенных дел, в которых Вы заинтересованы, дела для обдумывания. Это не долгий ящик и не всякая всячина. Периодически, не реже одного раза в неделю просматривайте список на предмет определения конкретных действий или удаления.

Ожидающие

Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, а только о том, что вы ждёте и от кого. Ваша роль – просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять как продвигается дело или нет.

Доступные действия

Редактировать. Открывает текущий документ в режиме редактирования данных. Доступно из просмотра.

Сохранить. Сохраняет данные текущего документа. Доступно из формы редактирования.

Обработать следующий. Открывает следующую необработанную задачу. Доступно из формы редактирования, если отрыт необработанный документ. Если необработанных задач нет, открывает список задач.

Выполнена. Настоящим исполнитель уведомляет постановщика о выполнении задачи. Закрытие задачи выполняет постановщик.

Завершить. Завершение (закрытие) задачи. Доступно владельцу документа или исполнителю, если задача была создана системой.

Аннулировать. Удаление незавершённой задачи из списка активных задач. Доступно владельцу документа.

Удалить. Физическое удаление задачи их базы данных. Доступно владельцу документа в любой момент.

Комментарии. Диалог с возможностью указать комментарии к задаче и уведомить об этом постановщика (исполнителя). Просмотр истории изменений по задаче доступен посредством глобального действия 'История' из формы просмотра.

Проект подготовки технико-коммерческого предложения

Проект подготовки технико-коммерческого предложения (ТКП) является частью процесса обработки обращения клиента с запросом на коммерческое предложение.

Предпосылки

• запрос на предложение получен и зарегистрирован;
• первичная квалификация запроса и связанных с ним рисков произведена;
• решение подготовить предложения или отклонить запрос принято.

Работа с формой проекта ТКП

Для создания документа выполните действие "Проекты -> Проекты ТКП -> Новый проект ТКП"

Форма документа включает следующие реквизиты:

• Наименование. Указывается краткая информация об объекте и технических условиях применения;
• Краткое содержание. Указывается краткое содержание запроса на предложение;
• Ключевые слова. Перечень ключевых слов для поиска в базе знаний. Обычно заполняется на последних этапах проекта;
• Прикрепленные файлы. Файлы содержащие описание запроса, предлагаемых решений и результатов испытаний;

Ключевым моментом при работе с формой является установка статуса проекта ТКП, отражающего ход реализации проекта:

• Новый;
• Сформирован;
• В работе;
• Решение подготовлено;
• Решение согласовано;
• Образцы переданы;
• Испытания проведены;
• Закрыт;
• Аннулирован.

История изменений статуса предназначена для контроля сроков подготовки ТКП.

Планирование процесса подготовки ответа

В процессе планирования подготовки ответа выявляются роли и ответственности команды по подготовке предложения, и происходит выделение человеческих ресурсов. При этом могут быть созданы задания на подготовку, рецензирование и утверждение предложения, изготовление образцов, подготовку производственных рецептов и т.д. Список связанных задач и их состояния доступен в форме просмотра сведений о проекте ТКП.