Документы

Приходный товарно-сопроводительный документ (ТСД)

Приходные товарно-сопроводительные документы (ТСД) — документы от поставщиков, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий. Разделение по типам ТСД не предусмотрено.

После заполнения документа возможно формирование приходных накладных. Если ТСД был сформирован из приходной накладной без указания товаров, сведения в приходную накладную переносятся без лишних вопросов. Если ТСД создан как новый документ, система предлагает указать склады, для которых будут формироваться накладные. Если указан один склад - формируется накладная, если указано несколько складов, откроется форма для размещения товаров по указанным складам, по завершению разноски формируются накладные.

После формирования накладных предполагается, что работа с ТСД закончена. Система отрывает Вашу домашнюю страницу с сообщением об успешном завершении операции и запрещает доступ к ТСД в режиме редактирования. Если Вы удалите созданные приходные накладные, редактирование ТСД снова будет доступно.

Декларация

Форма документа включает следующие реквизиты:

• Номер и дата ГТД. Указываются номер и дата декларации. Значения должны совпадать с соответствующими полями в инвойсе (приходном ТСД), именно так обеспечивается связь между этими документами. Заполняются автоматически при создании документа из формы приходного ТСД.
• Общая стоимость в валюте. Указывается общая контрактная стоимость в валюте согласно инвойса. Используется для проверки.
• Курс валюты декларации. Указывается курс валюты из декларации (К1). Обязателен для заполнения.
• Курс учета для УС. Указывается курс валюты НБРБ на дату предоплаты либо прихода для расчета учетной стоимости (К2). Если не заполнен, используется курс декларирования.
• Курс учета для ТР. Указывается курс валюты НБРБ на дату предоплаты либо прихода для расчета транспортных расходов (К3). Если не заполнен, используется курс декларирования.
• Транспорт после границы РБ. Указывается обшая сумма транспортных расходов в рублях согласно ГТД (TP).
• Таможенная пошлина. Указывается общая сумма ТП согласно ГТД.
• Таможенный сбор. Указывается общая сумма сбора за таможенное оформление согласно ГТД.

Порядок заполнения, расчетов и проверок:

• проверка количества позиций и наименований товаров согласно инвойса
• сверка общего количества товаров с общим количеством товаров по инвойсу
• заполнение и сверка общей стоимости в валюте. При необходимости проверка цены за единицу по каждой позиции
• заполнение курсов валют
• заполнение транспортных расходов в рублях по каждой позиции из ГТД, а также общей суммы транспортных расходов для проверки.
• расчет предварительной учетной стоимости = стоимость в валюте * К2
• расчет Сумма ТР, руб. = TP : K1 * K3
• расчет учетной стоимости для бух учета = стоимость в валюте * К2 + TP:K1*K3
• заполнение % таможенной пошлины по каждой позиции из ГТД
• расчет таможенной пошлины = (стоимость в валюте * К1 + TP) * %ТП. Сравнение общей суммы с суммой ТП из ГТД
• заполнение %, расчет и сравнение сбора за таможенное оформление - аналогично таможенной пошлине
• расчет HДС = (стоимость в валюте * К1 + TP + ТП) * 20%. При импорте из РФ, TP при расчете HДС не учитывается
• расчет стоимости прихода = стоимость в валюте * К2 + TP:K1*K3 + ТП + ТО
• расчет учетных цен

Приходная накладная

Приходная накладная применяется для учета поступления материальных ценностей внутри организации.

Обычно приходные накладные формируются системой:

• из приходного товарно-сопроводительного документа;
• при закрытии производственного задания;
• как часть накладной на внутреннее перемещение.

В редких случаях документ создается вручную «Домашняя страница склад -> Приходная накладная», при этом имеется возможность не указывать товарную часть документа. При сохранении нового документа в любом случае создается приходный товарно-сопроводительный документ. Описание формы документа.

Доверенность

Право сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т.п.) удостоверяет Доверенность на получение материальных ценностей по форме № М-2 и № М-2а

Форма документа включает следующие реквизиты:

• Сотрудник. Указываются фамилия, имя, отчество должностного лица, получающего ТМЦ. Обязательно для заполнения. Выбирается из справочника сотрудников.
• Поставщик. Указывается полное наименование поставщика ТМЦ. Выбирается из справочника контрагентов.
• Основание. Указываются наименование, номер и дата выписки документа, по которому выдаются ТМЦ (договор, заказ, соглашение, накладная и др.).
• Срок действия. Указывается срок действия доверенности (Доверенность действительна по «__» _________ 20__ г.). По умолчанию устанавливается системой на срок 10 календарных дней со дня выписки.
• Выполнение. Указывается номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения.
• Товарная часть. Указывается перечень подлежащих получению ТМЦ. Основные правила заполнения товарной части описаны здесь.

Примечания:

• 1. Основные реквизиты потребителя (плательщика) заполняются по адресу "Администратор -> Реквизиты компании".
• 2. Номер доверенности присваивается автоматически в порядке возрастания, в пределах отчетного года. Начальный номер указывается по адресу "Администратор -> Номера документов".
• 3. Дата выдачи присваивается автоматически текущей датой.
• 4. Информация о документе и должности сотрудника заполняется по адресу "Отдел кадров -> Сотрудники".
• 5. При заполнении товарной части система по умолчанию подготавливается для заполнения первого товара. Если Вы хотите напечатать пустой бланк (без перечня товаров), отметьте и удалите подготовленный товар. Вы можете указать количество пустых строк в товарной части печатной формы в поле "добавить пустых строк в кол-ве:".

Расходные товарно-сопроводительные документы

В зависимости от способа перемещения товара оформляется товарная накладная ТН-2 или товарно-транспортная накладная ТТН-1.

Расходная накладная

Расходная накладная применяется внутри организации для учета отпуска материальных ценностей с отражением расходной операции по товарам на складах. При отсутствии ведения расходных ордеров (совмещения складского и бухгалтерского учета) одновременно выполняется бухгалтерская проводка "Дт62-Кт90" (Отражена операция по реализации продукции). Описание формы документа.

Обычно расходные накладные формируются системой:

• из расходного товарно-сопроводительного документа;
• как часть накладной на внутреннее перемещение (в этом случае бухгалтерская проводка не выполняется).

Накладная на внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

В большинстве случаев формируются системой:

• из накопительных требований;
• передача готовой продукции из производства на склад.

В редких случаях документ создается вручную «Домашняя страница склад -> Накладная на вн. перемещение».

Документ состоит из двух связанных частей. Первая часть служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а вторая часть - принимающему подразделению для оприходования ценностей. Описание формы документа.

Складская накладная

Обобщенный документ, реализациями которого являются: приходная накладная, расходная накладная, накладная на внутреннее перемещение.

Форма документа включает следующие реквизиты:

• Учетный номер и дата документа. Автоматически присваиваются при создании документа;
• Сопроводительный документ. Указывается номер товаро-сопроводительного документа, который является основанием для выполнения операции. Не указывается в накладной на внутреннее перемещение товара;
• Получатель. В расходной накладной указывается получатель товара. Выбирается из справочника с использованием компонента "Контрагенты";
• Поставщик. В приходной накладной указывается поставщик товара. Выбирается из справочника с использованием компонента "Контрагенты";
• Со склада. В накладной на внутреннее перемещение указывается склад отправитель (с которого перемещается товар). Выбирается из справочника с использованием компонента "Склады";
• На склад. В накладной на внутреннее перемещение указывается склад назначения (на который перемещается товар). Выбирается из справочника с использованием компонента "Склады";
• Склад. В расходной или приходной накладной указывается склад с которого производится отпуск или на который принимается товар. Выбирается из справочника с использованием компонента "Склады";
• Вид операции. Указывается вид выполняемой складской опереции. Выбирается из справочника;
• Сдал. В приходной накладной указывается фамилия лица сдавшего груз. В остальных случаях фамилия сотрудника, разрешившего отпуск товара (Выбирается из справочника с использованием компонента "Сотрудники");
• Принял. Указывается фамилия лица или сотрудника (Выбирается из справочника с использованием компонента "Сотрудники") принявшего груз;
• Валюта. Указывается валюта. Выбирается из справочника с использованием компонента "Валюты";
• Принято ценностей на сумму/Отпущено ценностей на сумму. Рассчитываемое поле - Общая стоимость товаров;
• Примечания. Дополнительная информация;
• Статус. Статус накладной;
• Связанный документ. В проведенной накладной на внутреннее перемещение содержит пиктограмму со ссылкой на вторую часть накладной (см. структуру накладной на внутреннее перемещение);
• Без указания товара. При создании приходной накладной можно указать, что товарная часть документа не будет заполняться, такое возможно при не запланированной поставке. При сохранении накладной автоматически создается заголовок приходного ТСД. Предполагается, что окончательное оформление документов будет выполнено позже;
• Товарная часть. Указывается перечень ТМЦ. Основные правила заполнения товарной части описаны здесь.

Доступные действия (в зависимости от статуса документа и прав доступа):

• Редактировать - перевод документа из режима просмотра в режим редактирования. Так как в большинстве случаев документ создается автоматически, права на редактирование дополнительно автоматически назначаются группе ответственных за материальный учет (менеджерам по материальному учету (складской логистике);
• Сохранить - сохранение документа с установленным статусом;
• Акт о расхождении
• Аннулировать;
• Оприходовать
• Сторнировать
• Печать

Статусы складской накладной:

• Новый - документ находится в стадии подготовки, доступ к нему ограничен. Статус присваивается при ручном создании документа. Накладная считается незавершенной и доступна в списке незавершенных документов;
• Сформирован - документ подготовлен и доступен в списке накладных для проводки;
• Оприходован без товара - документ создан в процессе приемки поступающих товаров, причем заполнение товарной части не производилось. Созданный приходный ТСД должен быть оформлен в отделе логистики;
• Аннулирован;
• Проведен;
• Сторнирован.

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов используется сторонами договора для подтверждения состояния взаимных расчетов. Документ содержит реестр всех операций с заданным контрагентом за определенный период.

Документ "Выписка банка"

Документ предназначен для отражения в системе банковских операций.

При оприходовании выписки, обрабатывается только операция "Оплата за товар", при этом выполняется проводка "Дт51-Кт62" на указанную по кредиту сумму (Получены денежные средства от покупателей за отгруженную продукцию). Разноска оплаченных сумм по счетам производится в форме просмотра сведений по выписке.

Порядок импорта банковской выписки

1. загрузить данные из текстового файла;
2. проверить колонку 'Контрагент по выписке' в строках подлежащих оприходованию. Если колонка заполнена - возможны два варианта:
   • первый - контрагент определён (колонка 'Контрагент' заполнена), но наименование контрагента в выписке и в нашей базе данных отличается. Можно продолжать работу, проблема будет устранена в п.5.;
   • второй - система не смогла правильно определить контрагента. Необходимо найти запись о нём в списке 'Контакты -> Контрагенты' и сверить данные о счетах в системе и колонке 'Счёт', при необходимости отредактировать данные. В этом случае необходимо повторить импорт выписки до тех пока все контрагенты будут определены. В случае отсутствия возможности проверить или указать правильный счёт, дальнейшая работа также возможна;
3. по каждой строке выписки указать операцию. Если нельзя определить - можно не указывать.;
4. сохранить импортированные данные;
5. Если наименование контрагента в выписке и в нашей базе данных отличается, система предлагает пользователю проверить и утвердить соответствие наименований. Для этого нужно отметить утверждаемые записи с помощью CheckBox и сохранить форму. В дальнейшем система будет автоматически производить поиск возможных замен.

Товарная часть по документу

Во многих документах требуется заполнение перечня товаров. Здесь указаны наиболее общие правила, в конкретных документах лишь ограничивается набор полей.

Форма работы с товарной частью документа может включать следующие реквизиты:

• № п/п. Номер по порядку, формируется системой при сохранении или удалении записей. Ручная установка не предусмотрена. Единственное место, где производится пересортировка - это заказ на закупку (функция сортировки по артикулу);
• Товар. Указывается полное наименование товара. Обязательно для заполнения. Выбирается из справочника с использованием компонента выбор товара. Наименование товара должно быть уникально в пределах документа. После выбора товара автоматически заполняются данные об основной единице измерения, цене продажи без НДС или цене закупки в требуемой валюте;
• Ед. изм. Единица измерения обычно не редактируется, а устанавливается основная ЕИ при выборе товара. Очень редко возможен выбор из списка дополнительных ЕИ (например, в приходном ТСД);
• Кол-во. Количество с точностью до трех знаков в дробной части. При редактировании может автоматически рассчитываться поле 'Стоимость';
• Валюта. Валюта цены за единицу не редактируется;
• Цена ед. Цена за единицу товара, не включая налоги (базовая цена), в указанной выше валюте. Заполняется при выборе товара. При редактировании может автоматически рассчитываться поле 'Стоимость';
• Скидка/Надбавка, %. Размер скидки или надбавки в процентах от базовой цены. Редактируется только в форме заказа;
• НДС, %. Указывается ставка НДС. Редактируется только в форме заказа;
• Стоимость. Произведение полей 'Количество' и 'Цена за единицу';
• Мест. Указываются сведений о количестве грузовых мест. Только для ТТН-1;
• Вес, кг. Указываются сведений о массе груза. Только для ТТН-1;
• Примечание. Указывается информация, связанная с формированием цены (отпускной цены, процента оптовой (торговой) надбавки (скидки), ставки и суммы налога с продаж и иной информации). Только для ТТН-1 и ТН-2;

Доступные действия:

• Добавить товар. Добавляет указанное количество пустых строк в таблицу. Допустимое количество добавляемых строк за один раз - от 1 до 10;
• Удалить товар. Удаляет отмеченные записи.