Документы

Приходный товарно-сопроводительный документ (ТСД)

Приходные товарно-сопроводительные документы (ТСД) — документы от поставщиков, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий. Разделение по типам ТСД не предусмотрено.

После заполнения документа возможно формирование приходных накладных. Если ТСД был сформирован из приходной накладной без указания товаров, сведения в приходную накладную переносятся без лишних вопросов. Если ТСД создан как новый документ, система предлагает указать склады, для которых будут формироваться накладные. Если указан один склад - формируется накладная, если указано несколько складов, откроется форма для размещения товаров по указанным складам, по завершению разноски формируются накладные.

После формирования накладных предполагается, что работа с ТСД закончена. Система отрывает Вашу домашнюю страницу с сообщением об успешном завершении операции и запрещает доступ к ТСД в режиме редактирования. Если Вы удалите созданные приходные накладные, редактирование ТСД снова будет доступно.

Декларация

Форма документа включает следующие реквизиты:

Порядок заполнения, расчетов и проверок:

Приходная накладная

Приходная накладная применяется для учета поступления материальных ценностей внутри организации.

Обычно приходные накладные формируются системой:

В редких случаях документ создается вручную «Домашняя страница склад -> Приходная накладная», при этом имеется возможность не указывать товарную часть документа. При сохранении нового документа в любом случае создается приходный товарно-сопроводительный документ. Описание формы документа.

Доверенность

Право сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей (по наряду, счету, договору, заказу, соглашению и т.п.) удостоверяет Доверенность на получение материальных ценностей по форме № М-2 и № М-2а

Форма документа включает следующие реквизиты:

Примечания:

Заказ

Предложение покупателя, потребителя изготовить, поставить, продать ему продукцию, товар определенного вида и качества или выполнить работу, оказать услуги.

Форма документа включает следующие реквизиты:

Доступные действия:

Наиболее предпочтительным способом создания заказа является использование формы "Поиск товаров", кроме того заказ может быть создан из заявки, скопирован из другого заказа или через действие "Заказы -> Новый заказ". По заказу производится резервирование требуемого количества товаров по каждой записи из товарной части документа, при этом система показывает свободный остаток товара с учетом текущего заказа. Резервирование снимается при выполнении или аннулировании заказа.

В случае отсутствия товара на складах, возможно создание заявки в производство. Заявка в производство увеличивает свободные остатки товаров на количество производимой продукции, а также резервирует требуемое для производства сырье. Заявка в производство может быть сформирована автоматически или вручную. Для более подробной информации смотрите описание заявки в производство. Наиболее предпочтительный способ создания заявки в производство вручную, использование иконки в колонке "Производство" при просмотре сведений о заказе (действие "Предварительная комплектация").

Порядок изменения заявки в производство при изменении количества в позиции заказа

Если у заявки в производство нет связанного производственного задания, или производственное задание не запланировано, то заявка в производство изменяется автоматически без дополнительных условий, иначе порядок изменения зависит от направления изменения количества в позиции. Если количество в заказе увеличивается, то старая заявка в производство и производственное задание остаются без изменений, и автоматически создается новая заявка в производство. В дальнейшем, при необходимости, документы могут быть консолидированы.

Если заказываемое количество уменьшается - система не позволит выполнить действие без вмешательства менеджера производственной логистики (ПЛ). Менеджер по продажам получит сообщение-ошибку системы: «Существующая заявка в производство не может быть изменена автоматически!» и любым удобным способом должен сообщить о проблеме менеджеру ПЛ. Если по каким-либо причинам уменьшать количество в позиции нецелесообразно – процесс изменений завершается (то есть количество не меняется). Для менеджера ПЛ, самый простой способ разрешить изменения – очистить дату производства в производственном задании. Если этого сделать нельзя, необходимо выполнить действие «Разрешить уменьшить заказ» в форме заявки в производстве. После того как менеджер ПЛ выполнит любое из этих действий, менеджер по продажам может безопасно изменить количество в заказе.

Внимание!!! Если связанное производственное задание является элементом иерархической структуры заданий, при изменении количества в позиции заказа будет удалена вся структура заданий и заявок. Скорее всего, эта структура устарела, и на ее месте, при необходимости, будет создана новая иерархия.

Поиск товаров

Форма предназначена для удобного и быстрого поиска товаров, отвечающих указанным критериям, просмотр основной информации по ним и добавление в "Корзину покупателя (заказ)".

Форма состоит из четырех основных областей:

Поиск товаров

Поиск товаров можно осуществлять по следующим критериям:

Для поиска, укажите требуемые критерии и нажмите кнопку "Поиск". Для того чтобы обнулить все критерии поиска нажмите кнопку "Очистить". Для поиска используются только критерии, указанные на активной закладке. Все критерии, указанные на неактивной закладке обнуляются. Исключение составляет только условие "Показывать нулевые остатки", оно продолжает действовать на закладке "Расширенный поиск". Все критерии поиска объединяются по условию "И".

Список товаров

Таблица для отображения списка товаров включает следующие колонки:

Таблица не предназначена для подбора товара путём просмотра страниц и специально ограничена пятью информативными строками. Кроме того, если указанным критериям отбора соответствует более 100 товаров (более 20 страниц), вывод списка блокируется. В этом случае, и в любых других, пользуйтесь возможностью быстрого просмотра всего списка, доступного по нажатию кнопки "Печать списка". В дальнейшем Вы можете напечатать список или скопировать его, например, в Microsoft Excel для дальнейшего изучения или путем несложных математических расчетов определить на какой странице находится интересующий Вас товар или, что самое правильное, оптимизировать Ваш запрос.

Основное назначение списка товаров - информирование пользователя о доступных остатках товара и переход к добавлению товара в заказ. Для открытия области информации по товару и добавления в заказ нажмите ссылку в колонке "Остатки". При этом выбранный товар в списке выделяется цветом.

В случае любых проблем с поиском товара или сомнений в возможности его производства и прочее, Вы можете заполнить текстовую информацию о контакте (действие "Новый контакт" в области информации по текущему заказу).

Дополнительная информация по товару и добавление в заказ

Дополнительная информация по товару включает:

Добавление товара в "Корзину покупателя (заявку/заказ)" производится нажатием на кнопку "Добавить в заявку", предварительно указав количество единиц товара. По умолчанию система устанавливает количество единиц товара равное единице. Впоследствии Вы можете изменить количество товара в форме редактирования заказа.

При добавлении первого товара в заказ, вы можете выбрать валюту, которая будет установлена в качестве текущей валюты заказа.

Информация по текущему заказу (заявке)

Информация по текущему заказу (заявке) включает:

После завершения добавления товаров в заказ переходите к оформлению заказа (действие "Оформление заказа").

Вы можете нажать на кнопку "Оформление заказа" в любое время при общении с клиентом, например для того, чтобы увидеть общую картину текущего заказа и затем вернуться назад, чтобы продолжить добавлять товары. Но в этом случае не нужно сохранять заказ! Если Вы это сделаете - текущий заказ очиститься, и, Вы не сможете более добавлять товары в заказ с использованием формы. Разумеется, в форме редактирования заказа Вы сможете продолжить работу.

Действие "Новый контакт" предназначено для заполнения любой текстовой информации, которую необходимо зафиксировать при общении с клиентом. В дальнейшем эта информация будет изучена ответственным лицом и принято соответствующее решение.

Cчет (cчёт-фактура)

Счёт-фактура - документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Формируется из заказа. В целях автоматизации и ускорения заполнения счетов применяются шаблоны. По умолчанию в системе предусмотрен стандартный шаблон (предоплата, для розничной торговли, транспорт покупателя, действителен в течение 5 рабочих дней). При необходимости администратор системы может изменить стандартный шаблон в соответствии с потребностями компании (действие "Администратор -> Шаблон счета"). Сведения из шаблона будут использованы при создании нового счета (при отсутствии прочих условий). Следующим уровнем при создании счетов является контрагент. При наличии действующего договора с контрагентом в счете будут использованы условия оплаты и поставки указанные в договоре. При наличии нескольких договоров - из выбранного договора. При отсутствии договора, система будет искать шаблон счета для контрагента. Шаблон счета для контрагента создается автоматически при указании в счете условий отличных от стандартного шаблона. Изменить существующий шаблон счета для контрагента можно в карточке контрагента. Таким образом, в большинстве случаев при создании нового счета редактирование не потребуется, однако если в счете необходимо указать условия оплаты и поставки отличные от шаблона счета для контрагента, выполните действие "Изменить условия". В общем виде условия для счета задаются следующим образом:

Примечание. Сумма предоплаты вычисляется (с округлением до 100) при сохранении счета, если она не была установлена пользователем (т.е. равна 0) .

В целях упорядочивания работы со счетами желательно проставлять статус счета "Отправлен(выдан) клиенту". При этом доступ к документу, а также заказу для которого был сформирован счет, в режиме редактирования запрещается.

При необходимости (но до поступления оплат) документ можно аннулировать, при этом появляется возможность сформировать новый счет из заказа.

Срок оплаты счетов с предоплатой равен 5 банковских дней. Если предоплаты нет, и есть заявка в производство - заявка стартуется со сроком выполнения 3 рабочих дня. Если заявки в производство нет - заказ готов к отгрузке.

Смотрите также разноска оплаченных сумм по счетам.

Расходные товарно-сопроводительные документы

В зависимости от способа перемещения товара оформляется товарная накладная ТН-2 или товарно-транспортная накладная ТТН-1.

Расходная накладная

Расходная накладная применяется внутри организации для учета отпуска материальных ценностей с отражением расходной операции по товарам на складах. При отсутствии ведения расходных ордеров (совмещения складского и бухгалтерского учета) одновременно выполняется бухгалтерская проводка "Дт62-Кт90" (Отражена операция по реализации продукции). Описание формы документа.

Обычно расходные накладные формируются системой:

Накладная на внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

В большинстве случаев формируются системой:

В редких случаях документ создается вручную «Домашняя страница склад -> Накладная на вн. перемещение».

Документ состоит из двух связанных частей. Первая часть служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а вторая часть - принимающему подразделению для оприходования ценностей. Описание формы документа.

Складская накладная

Обобщенный документ, реализациями которого являются: приходная накладная, расходная накладная, накладная на внутреннее перемещение.

Форма документа включает следующие реквизиты:

Доступные действия (в зависимости от статуса документа и прав доступа):

Статусы складской накладной:

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов используется сторонами договора для подтверждения состояния взаимных расчетов. Документ содержит реестр всех операций с заданным контрагентом за определенный период.

Документ "Выписка банка"

Документ предназначен для отражения в системе банковских операций.

При оприходовании выписки, обрабатывается только операция "Оплата за товар", при этом выполняется проводка "Дт51-Кт62" на указанную по кредиту сумму (Получены денежные средства от покупателей за отгруженную продукцию). Разноска оплаченных сумм по счетам производится в форме просмотра сведений по выписке.

Порядок импорта банковской выписки

  1. загрузить данные из текстового файла;
  2. проверить колонку 'Контрагент по выписке' в строках подлежащих оприходованию. Если колонка заполнена - возможны два варианта:
    • первый - контрагент определён (колонка 'Контрагент' заполнена), но наименование контрагента в выписке и в нашей базе данных отличается. Можно продолжать работу, проблема будет устранена в п.5.;
    • второй - система не смогла правильно определить контрагента. Необходимо найти запись о нём в списке 'Контакты -> Контрагенты' и сверить данные о счетах в системе и колонке 'Счёт', при необходимости отредактировать данные. В этом случае необходимо повторить импорт выписки до тех пока все контрагенты будут определены. В случае отсутствия возможности проверить или указать правильный счёт, дальнейшая работа также возможна;
  3. по каждой строке выписки указать операцию. Если нельзя определить - можно не указывать.;
  4. сохранить импортированные данные;
  5. Если наименование контрагента в выписке и в нашей базе данных отличается, система предлагает пользователю проверить и утвердить соответствие наименований. Для этого нужно отметить утверждаемые записи с помощью CheckBox и сохранить форму. В дальнейшем система будет автоматически производить поиск возможных замен.

Товарная часть по документу

Во многих документах требуется заполнение перечня товаров. Здесь указаны наиболее общие правила, в конкретных документах лишь ограничивается набор полей.

Форма работы с товарной частью документа может включать следующие реквизиты:

Доступные действия: