Модуль управления заказами на закупку

Управление документами на закупку

Заявка на закупку

Заявка представляет собой вводимый в систему запрос или инструкцию для информирования отдела закупок относительно заготовки определенного количества материала. Заявки могут вводиться вручную, но чаще создаются автоматически на основе клиентских заказов, поступающих в систему. Для товаров с уровнем поддержки "складская позиция" заявки не создаются, такие товары обрабатываются автоматически путем планирования потребности в материалах.

Создать заказы на закупку можно одним из следующих способов:

• из списка заявок на закупку (меню Закупки -> Заявки) - действие "Новая заявка";
• из формы клиентского заказа - действие "Создать заявку". Действие доступно только для позиций подсвеченных голубым цветом (закупка требуется и возможна).

Форма документа включает следующие реквизиты:

• Учетный номер и дата документа. Формируются системой при сохранении.
• Статус. Устанавливается системой в процессе обработки документа.
• Сотрудник - ФИО лица создавшего заявку. Обязательное поле, заполняется автоматически;
• Срок поставки. При необходимости указывается желаемая, а в дальнейшем ориентировочная дата поставки.
• Поставщик. Указывается выбранный поставщик. На этапе создания заявки - необязательное для заполнения поле. Обычно поставщик по заявке устанавливается менеджером по логистике после прохождения процедуры выбора поставщика.
• Примечание. Указывается дополнительная информация по заявке. Обычно содержит информацию о клиенте, для которого осуществляется закупка.
• Товарная часть. Указывается перечень позиций ТМЦ или услуги. Основные правила заполнения товарной части описаны здесь. В поле "Примечание" может быть указана дополнительная информация по позиции, например специальные требования клиента.

Обработка заявок на закупку

Формирование заявки - это отдельный, законченный, самодостаточный этап, суть которого состоит в создании заявки и отправке ее в отдел закупок.

Cледующий этап - обработка заявки, определение поставщика и далее формирование заказа. В заявке может быть указан только один поставщик, поэтому оператор может переместить часть позиций в отдельные заявки (действие "Товары в новую заявку"). Заказ может быть создан непосредственно из заявки или формирование заказа может быть отложено (передано в накопление).

Из накопительных требований может быть сформирован новый заказ или заказные позиции могут быть добавлены в существующий заказ к выбранному поставщику.

Заказ на поставку

Заказ на поставку предназначен для приобретения ТМЦ у выбранного поставщика и может быть создан автоматически или вручную из меню Покупки(снабжение) -> Заказы -> Новый заказ. Каждый приобретаемый товар называется позицией. С заказом может быть связано несколько позиций. Порядок добавления позиций в заказ существенно зависит от уровня поддержки товара:

• заказные позиции добавляются из заявки за закупку или накопительных требований;
• складские позиции добавляются из специальных форм модуля управления запасами.

Перед отправкой поставщику, созданные заказы на поставку проходят обязательную процедуру согласования и утверждения. При принятии решения ответственные менеджеры могут пользоваться специальной формой проверки по потребностям, позволяющей сравнить данные заказа с текущими данными системы управления заказами.

Дальнейшие этапы обработки заказа включают:

• формирование PDF-файла бланка заказа. Форма бланка зависит от шаблона, установленного в форме стандартных условий поставки поставщика;
• ввод подтверждения заказа поставщиком. Данные подтверждения учитываются системой управления запасами;
• создание документа ожидаемой поставки;
• формирование приходных товаросопроводительных документов;
• формирование приходных накладных на склады;
• ввод сведений таможенных документов, формирование учетных цен и прейскуранта;
• контроль счетов и закрытия заказа;
• формироваине ЭСЧФ (актуально для РБ).

Единицы измерения

В отдельных случаях единица измерения количества, указанная в предложении поставщика может отличаться от основной единицы измерения товара. Например, вы закупаете товар в квадратных метрах или килограммах, а у себя на складе учитываете его в рулонах. Обработка заказа выполняется следующим образом:

• система управления запасами работает только с основной ЕИ;
• заявки и заказы создаются в основной ЕИ;
• PDF-файл бланка заказа создается на основе шаблона. Если в шаблоне указан пересчет, то ЕИ позиции переводится в ЕИ предложения поставщика, иначе преобразование не нужно (бывает и такое, предложение поставщика в килограммах, а заказы он принимает в рулонах);
• приходный товаросопроводительный документ автоматически формируется в ЕИ предложения;
• в складских накладных ЕИ автоматически приводится к основной ЕИ.

Очевидно, при конвертации ЕИ могут возникать проблемы округления, как в количественном, так и в стоимостном выражении. Окончательный контроль возлагается на оператора.