Процессы

• закупки;
• продажи;
• планирование производства.

Закупки

Краткий обзор бизнес процесса закупки.

Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих стадий:
1. Определение потребности в материале
2. Выбор поставщиков
3. Обработка заказов
4. Контроль выполнения условий договора
5. Поступление материала
6. Оприходование материала
7. Контроль счетов

1. Определение потребности в материале

Определение потребности в материальных ресурсах может осуществляться вручную или автоматически. Автоматическая процедура использует программу прогнозирования, которая определяет будущие потребности в материале на основе данных о величине его потребления в прошлом. Программа автоматического определения потребностей на основе расхода производит расчеты на основе множества данных, основная часть которых заполняется в процессе исследования рынка закупок (см. Модуль «Информация о рынке»).

1. В процессе закупок оформляются документы:

• приходный товарно-сопроводительный документ;
• приходная накладная;
• доверенность.

2. Основными и обязательными являются: приходный ТСД и приходная накладная. В большинстве случаев первым оформляется приходный ТСД. Возможно оформление сначала приходной накладной без указания товаров. Если приходная накладная создается с товарами, приходный ТСД создается, но не подлежит редактированию. Открыть его для редактирования можно лишь, сторнировав и удалив приходную накладную.

Продажи

Краткий обзор бизнес процесса продажи.

Технология проведения бизнес-процесса продажи на предприятии состоит из стадий:
* Поиск Заказчиков
* Отправка коммерческих предложений
* Заключение или продление договора с Заказчиком
* Обработка заказа
* Отправка инвойса (счета - фактуры) Заказчику
* Выполнение обязательств по договору
* Контроль выполнения условий договора
* Контроль счетов

1. В процессе продаж оформляются документы:

• заявка;
• заказ;
• счет;
• расходный ТСД;
• расходная накладная.

2. Основными и обязательными являются: заказ, расходный ТСД и расходная накладная. Заявка может использоваться в случае подбора товара непосредственно клиентом (заказчиком), или при необходимости создания документа без резервирования товара. В подавляющем большинстве случаев выписывается счет, однако, при использовании договоров комиссии или поставки, для контроля оплаты используются механизмы контроля договоров. При необходимости автоматически формируется заявка в производство.

Учет оплаты счетов

Разноска оплаченных сумм по счетам производится в форме просмотра сведений по выписке.

Процесс приемки поступающих товаров

Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности — ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие, обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Приемка товаров - начальная операция, связанная с движением товара на складе и возникновением материальной ответственности.

• Подготовка склада к приемке товаров;
  • Получить информацию об ожидаемых поставках из отдела снабжения (перечень товарных позиций, количество, тип тары);
  • Определить количество служащих и состав складской техники, необходимых для выполнения разгрузки транспорта;
  • Определить потенциальные места хранения для размещения товаров.
• Проверка сопроводительной документации;
  По прибытии транспортных средств на склад проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический паспорт, сертификаты качества и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.
• Проверка транспортного средства, контейнеров, тары и транспортной упаковки;
  Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик, ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, сохранность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб составляется акт об осмотре состояния транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной накладной. Здесь и далее все повреждения упаковки, товара приёмщик фиксирует с помощью цифрового фотоаппарата.
• Разгрузка транспортных средств;
  При разгрузке проводится сортировка товара по названиям и укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами, таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. Если упаковка нарушена, то товар откладывается в сторону на отдельный поддон. После предварительной приемки палеты с товаром перемещаются в зону приёмки.
• Предварительная приемка – проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара;
  Первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, проводится одновременно с разгрузкой товаров. В случае необходимости проверка груза на соответствие сопроводительным документам по массе, объему, количеству производится в каждом грузовом месте.После завершения разгрузки кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже располагает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.
  При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляют право дополнительно зафиксировать в нем свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждений груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

  Приемку возвратов от клиентов, как правило, выполняют по такому же алгоритму, как и при приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после его идентификации специалистом по браку. После приемки такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:

  • доработка. В случае возможного исправления нарушения качества товара может быть проведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т. п. в зависимости от вида товара;
  • возврат поставщику или замена поставщиком;
  • утилизация и списание.
• Окончательная приемка – проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству;
  В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству ведется, как правило, в зоне приемки склада.
  Приемка по количеству выполняется по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар можно проверить с помощью полной или частичной выборки, результаты которой распространяются на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика.
• В случае использования возвратной тары вернуть водителю тару, в которой была доставлена эта или предыдущая партия товара — как согласовано с поставщиком;
• Если повреждения превышают норму по страховому договору, то приёмщик вызывает страхового агента и оформляет соответствующие акты;
• Приемщик только оформляет приходную накладную на товар в базе данных, а принимает его по местам хранения кладовщик или начальник склада, приходуя данную накладную в базе данных под своим паролем;
Вызванный кладовщик зоны хранения ещё раз принимает товар, но уже «по местам», на основании накладной на внутреннее перемещение. Материальная ответственность переходит с приёмщика на кладовщика.
• Товар негодный или не готовый к продаже откладывается в отдельное место и/или выбраковывается с внесением в базу данных при наличии соответствующих документов.
  либо
  Повреждённый или бракованный товар принимает кладовщик зоны брака, где в дальнейшем товар перебирается, в результате чего либо становится ликвидным и возвращается в торговлю, либо становится частично ликвидным и продается с уценкой, либо списывался в утиль. ;
• Кроме перечисленных операций, в процессе приемки товаров на склад могут быть выполнены измерение массогабаритных характеристик товаров, маркировка грузовых мест, отдельных упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов;